預約就診可以有效合理安排醫師和患者時間，目前國內的很多診所基本上都實行了預約制度。而初診預約是整個接待過程中的非常重要的環節，是患者接觸醫療機構的第一關口。成功的預約安排可以迅速建立患者對診所以及醫師的初步信任，為接下來的成功接受治療計劃起到積極推動的作用。
如何妥善地安排初診時間
無論是診所還是醫院，前台每天都應該為初診患者的安排預留一個快捷通道，也就是每天要留出若干時間段，以方便將初診患者快速地納入預約系統。
對於急診牙痛或外傷的患者，如果他們打進預約電話，接線人員應該盡快安排患者就診的時間，需要的話可以適當調整一下預約表的安排。如果是在非工作時間，診所都應該有急診預約電話，要保持電話24小時暢通。對於非急診的患者，可以在預約的時候盡量滿足患者對時間、醫師等各方面的要求，妥善安排好預約。
前台在預約的時候要讓患者有復診的概念，醫師不可能在一次就診中解決患者所有的問題，要讓患者知道除了急診需要處理的問題之外，其他的所有問題都是在復診中解決的。因此一般的初診預約可以預留半小時到一小時的時間。如果診所的服務做得越周到，預留的時間應該越長。初診的時間應該包括處理急症的時間、醫師檢查的時間、醫患溝通的時間。因此在預約的時候一定不要“見縫插針”地安排初診，而是要留足夠時間給患者。
同一個醫師的預約表中，初診的時間最好不要和復診的時間有頻繁交叉，比如某位醫師，可以安排他某一早上全部看復診，或者全部看初診患者。
照顧患者的心理需求
很多患者對看牙抱有一種本能的恐懼心理，對於此類初診患者，講故事的方法非常奏效，醫師可對患者說：“很多患者也很害怕看牙，但是他們來到診所後感覺都非常好，醫師的操作也是無痛的，您不用擔心。”前台要對患者的心理需求表示充分的理解，並用熱情的服務和人文關懷消除患者顧慮，引導患者預約就診。
還有一部分患者更多的顧慮是怕麻煩，覺得看牙的周期長、復診次數多，於是想在電話裡先咨詢一下。這時前台可以耐心解答患者的疑問，但不要輕易做出具體的結論，如診斷、療程、費用等問題。可以讓患者先來找醫師檢查一下，對自己的口腔問題有一個清晰的了解，醫師會幫其制定治療計劃，並告訴患者只要按復診預約時間來就行，並不麻煩，以鼓勵患者及早解決問題。
預約的規范和技巧
目前最常用的預約方式是電話預約，患者可以直接和診所工作人員溝通，迅速地約到自己想要的就診時間和醫師。一般診所都是由護士或前台接待人員來負責電話預約。
熱情服務是電話溝通的基本規范，也是患者感受的第一印象。診所內的前台客服在接電話的時候應該用熱情服務來營造良好氣氛，克服患者的陌生感和抗拒心理。
學會傾聽是電話預約的基本技巧。前台客服在接聽患者打電話咨詢或預約時應全神貫注地傾聽對方的訴求，分析患者的心理活動。其次，還要學會清晰的表達，回答患者提出的問題時要言語清晰，簡潔地陳述事實，在短時間內把相關信息傳遞給患者。無論是聽還是說，都要抓住重點，留意細節，爭取在第一步建立患者對醫師的信任。
還有一部分患者並不通過事先的電話預約就診，而是直接走進診所就醫。對這類患者，前台客服要迅速做出反應，鎖定目標客戶之後要盡快與其溝通，然後盡快安排患者就診，如果此時沒有空閒椅位，可以向患者解釋情況並征求意見，對於不願意等候的患者要做好預約工作，對於願意等候的患者則安排他們候診並為患者提供熱情周到的服務。
做好初診患者的預約工作是建立患者信任的第一步工作，也為接下來良好的醫患溝通奠定了基礎。
